把会议纪要推进成可交接的工作

AI 会议协作工作坊教程与演示。把现成会议纪要转化为人员确认、任务交接和进展跟进材料。现场时长按 90 分钟设计，人数与工具可按实际调整。 适用背景：海淀实操工作坊，Datawhale 承办。

先打开交互演示：

• 打开会议协作 Demo（离线版，直接可交互）
• 在线 Demo（私有访问，现场优先使用主持人已登录的设备）

演示包含五步：已有纪要、发现缺口、人员确认、交接执行、进展更新。可修改负责人和期限，生成交接表，复制消息或下载成果；支持讲师提示、全屏和重置。

这是虚构预设案例演示，未接入实时 AI。本文保留教程与提示词，交互操作通过网页完成。

纪要工具已经能够提供摘要和待办。实际协作仍需澄清什么已决定、谁接受了任务、何时交什么、依赖谁、由谁验收。参与者将使用 AI 发现缺口，再由相关人员确认，不能让 AI 替人作决定。

学完后的成果：

• 有来源的决定与待确认清单
• 可交接任务表
• 会后确认消息
• 一次进展更新及下次会议议程建议

• 每组 3 至 4 人、一台电脑、可连续对话的 AI 工具和本文练习材料
• 无需购买录音卡或接入企业系统
• 真实材料需按组织要求授权与脱敏
• 练习只生成草稿，不实际发送消息或创建任务

90 分钟现场安排

怎样判断成果可用

• 决定与任务承诺均有原文或人员确认依据。建议、分歧和未批准事项单列。
• 行动项明确负责人、交付物、期限、审核人和依赖；缺失项写待确认，不虚构。
• 接手人能说出先做什么、何时交什么、交给谁、缺什么以及找谁确认。
• 状态更新区分已提交、待审核和已完成；延期请求未批时保留原期限。
• 对外发布限制在任务表和消息中保持一致，不把议程建议写成已排期通知。

遇到卡点怎样继续

• AI 补全信息：要求列字段来源，无依据则改为待确认。
• 问题太多：优先处理阻塞开工和影响外部承诺的问题。
• 纪要太短：找参会人补充，不按语气猜。
• 任务表不能执行：检查交付物、依赖与审核要求。

90 分钟为设计预算，尚未真人课堂验证。第一次可先做 5 至 8 分钟的展示，再组织完整操作。

以下人名、日期、场地和预算全部虚构。学员先读本部分；人员确认与进展卡分轮发放。

背景 A

当前日期 2026 年 10 月 20 日。社区 AI 体验日拟 11 月 7 日举办。林岚统筹活动，王宁负责内容与宣传，陈宇负责场地联络，赵敏负责报名设置。不能擅自发布招募或联系外部人员。

会议记录 B

• B01 林岚：我们先按 11 月 7 日准备，但场地没确认，今天不定最终举办日期。
• B02 陈宇：A 场地最多能坐 40 人。我问到了口头报价，场租 3000 元，不过那天能不能用，还没书面回复。我今天会再问，明天下班前把确认结果发给林岚。
• B03 王宁：我想招 60 个人，宣传上更好看。但如果只有 40 个座位，可能得候补。
• B04 林岚：先按 40 人的容量做准备，是否开放候补等场地确认后再定。还没批费用，别先付款。
• B05 王宁：宣传文案我可以负责，下周给一版。海报我看看能不能找设计同事，暂时不敢保证。
• B06 赵敏：报名表可以先搭，但得先知道收哪些信息，还有审核通过才能算报名成功，还是提交就算成功？
• B07 林岚：大家先别对外发报名入口，场地和日期确认后，我看过文案再发。
• B08 赵敏：那我先把报名表草稿搭起来，明天 18 点前发群里。收集字段和报名规则请林岚给我定一下。
• B09 林岚：内容上做一个 AI 体验环节。王宁，你先列两个选题，我们再选。具体讲师今天没定。
• B10 王宁：好，我和宣传初稿一起给。那预算能不能按 5000 元做？
• B11 林岚：预算今天没定，先等场地报价和其他费用信息齐了再看。
• B12 陈宇：如果 A 场地不行，我再找 B 场地，但那个价格和容量我现在没有。
• B13 林岚：下次我们只看卡点和要拍板的事，具体哪天开再在群里约。

人员确认卡 C

由主持人保管，在 AI 提出问题后回复。卡片是案例预设，不是原始会议已经确定的事实；未覆盖的问题继续待确认。

• C01 林岚确认：王宁的宣传文案初稿及两个 AI 体验选题，截止为 10 月 26 日 12:00，由林岚审核。文案需含活动定位、适合人群、暂定流程；两个选题各写参与者任务、所需工具、可带走的成果。日期和场地仍标暂定，不可对外发布。
• C02 林岚确认：报名表先收姓名、联系方式、AI 使用经验三项，不收身份证号；提交后显示"报名待确认"，经组织方审核后再确认名额。10 月 21 日 12:00 前由林岚把此规则发给赵敏。赵敏草稿仍于 10 月 21 日 18:00 前交，由林岚核对字段、状态提示和入口是否未公开。
• C03 林岚确认：陈宇 10 月 21 日 18:00 前交 A 场地书面可用性、容量和完整报价，报价需说明包含项目和额外收费。由林岚检查信息是否齐全；费用仍待审批，不授权付款。
• C04 林岚确认：海报设计负责人尚未确定。由林岚在 10 月 22 日 18:00 前确认是否有设计资源，若无资源再决定替代方案。王宁并未承诺承担设计。
• C05 林岚确认：场地、活动日期和预算由林岚统筹确认；本次回答仍未批准任何费用或最终日期。报名公开前需场地和日期确认、文案审核通过，并由林岚明确同意发布；发布执行人待定。

进展变化卡 D

当前时间 2026 年 10 月 21 日 18:30。完成交接验收后再发放。

• D01 陈宇 17:00 交了 A 场地书面回复：11 月 7 日可用，容量 40 人，报价 3000 元，含桌椅和投影、不含茶歇。林岚尚未审核，也未批准费用或最终日期。
• D02 林岚 11:30 把 C02 的报名规则发给赵敏。
• D03 赵敏 18:00 交了报名表草稿，目前只有姓名、联系方式两个字段，漏了 AI 使用经验；状态提示为"报名待确认"，入口未公开。林岚尚未验收。
• D04 王宁说选题已开始写，但宣传文案可能赶不上 10 月 26 日 12:00，请求改为 10 月 27 日 12:00。林岚还没回复，两个选题没有申请延期。
• D05 设计资源仍在联系，10 月 22 日 18:00 的期限未到。下次会议时间仍未约定。

按顺序逐轮操作。先提供 A 和 B；完成问题清单后再提供 C；完成交接后再提供 D。不要一次把全部材料交给 AI。

P1 读懂已有纪要

你是会议协作助手。请只依据我提供的背景A和会议记录B，区分：已明确的决定、明确承诺的任务、建议或条件性安排、尚未确定的事项。为每条标注来源编号，保留原文条件与限制。

输出一张事实底表，再指出会阻碍执行的信息缺口。没有确认的负责人、截止时间、审批结果不得补写。相对日期仅在会议日期明确时换算；"下周"不能直接指定一天。不要生成完整活动方案，不检索、不执行外部操作。

P2 先问关键问题

根据事实底表，按阻塞开工或影响外部承诺的程度，最多问5个关键问题。每个问题写清：问谁、涉及什么任务、为什么现在需要确认。相关字段可以合并询问，但不要把问题扩展成漫长需求问卷。其他非阻塞问题留在待确认清单。

等待我回答，未回答内容不能推定为已确认。

P3 根据人员确认生成交接包

以下是人员确认回复：[粘贴真实回答，或由主持人提供C的回答]。

请结合A、B及本轮确认，生成：

1. 可交接任务表，含任务编号、负责人、交付物、截止时间、审核人及确认的完成标准、前置依赖、状态、来源。
2. 决策与限制清单，单独列未批准预算、未定日期及对外发布条件。
3. 一段可直接供人审阅的会后确认消息，明确分工和待确认项。
4. 仍需确认的问题。

不要把AI建议写成正式要求；必要建议放到独立栏。依赖某个决策的工作可列为条件任务，但不能假定已授权启动。所有输出保持日期与人名一致。只生成草稿，不发送消息或创建真实任务。

P4 接手验收和返修

以下是另一位接手人反馈：[粘贴反馈]。

请逐项对照原记录和人员确认，标记：已有信息但表达不清、确实缺少确认、提出了新的需求。可以修正文案，但不能替人回答新问题。输出修订后的相关任务行、未解决缺口和需要向谁确认。

P5 一次进展更新与下次议程

当前时间为2026年10月21日18:30。以下是状态更新D：[粘贴D]。

请基于已经确认的交接包更新任务状态。分别记录交付、审核、完成；请求延期未获批准时保留原期限，并单列申请期限。只根据明确时间和交付范围判断逾期，不把未到期任务标成延期。

输出更新任务表、阻塞与需决策事项、下一次会议议程建议和一段内部跟进消息草稿。会议尚未约定，不得生成已确定的开会通知。不得替负责人批准费用、发布日期或延期。

5 至 8 分钟演示路径

第一步先停在纪要，请观众指出执行缺口。第二步讲清三个陷阱：60 人未通过，5000 元未批准，王宁并未承诺海报交付。第三步点击填入示范回答，可改负责人或日期，勾选人员确认再生成交接包。第四步请观众扮演赵敏检验交接；第五步带入最新进展，讲清验收和延期规则。

交接包应有的任务

• T01 陈宇：10 月 21 日 18:00 交场地书面信息，由林岚核对；不等于预订完成。
• T02 王宁：10 月 26 日 12:00 交宣传初稿，由林岚按确认范围审核。
• T03 王宁：同期交两个 AI 体验选题，分别写任务、工具与可带走成果。
• T04 林岚：10 月 21 日 12:00 前给赵敏提供报名规则。
• T05 赵敏：10 月 21 日 18:00 交未公开报名表草稿，由林岚核对。
• T06 林岚：10 月 22 日 18:00 前确认设计资源，不等于承诺海报交付。

进展更新后的正确判断

场地信息已交待审核，最终日期和费用仍未批准。林岚已提供报名规则。报名表漏字段，原期限已过、交付不完整，不能标完成。宣传初稿的延期未批，原期限保留；两个选题没有申请延期。设计资源未到期，不能标逾期。

下一次会议议程建议

核对场地与其他费用信息缺口；审议宣传初稿延期；确认报名表返修期限与复核方式；处理设计资源及发布条件。时间仍待约定，这些建议不构成会议通知或新的任务承诺。

复用与试跑边界

下一次替换项目背景、日期、纪要、人员确认和最新进展；保留来源编号、待确认规则和验收方式。当前完成的是同一助手对虚构材料的桌面模拟与自查，尚未真人盲测；正式课前仍需一次不提前看答案的试跑。